Начало / Общи условия и политики / Правни изисквания за онлайн магазин: какво трябва да знаете

Правни изисквания за онлайн магазин: какво трябва да знаете

Правни изисквания за онлайн магазин

Онлайн търговията дава възможност за значително разширяване на пазара и увеличаване на клиентите и поръчките, но в същото време носи и определени правни отговорности. За да изпълните всички изисквания за онлайн магазин и да избегнете глоби, е необходимо да се придържате към действащото законодателство в България. Тук ще разгледаме как да регистрирате своята дейност, какво трябва да направите пред НАП, както и кои са задължителните документи за вашия електронен магазин.

Регистрация на фирма

Всеки, който планира да продава стоки или услуги през интернет, следва да има регистрирана фирма. Това може да бъде ЕТ, ЕООД, ООД, АД като изборът зависи от мащаба на дейността и желанието за ограничаване на личната отговорност. Регистрацията в Търговския регистър ви позволява да работите легално, да издавате фактури и да отчитате приходите си по установения ред. Ако решите да действате като физическо лице, може да се сблъскате с по-сложни процедури за деклариране на доходи и осигуровки, затова е препоръчително да обмислите вариант с търговско дружество.

Регистрация по ЗДДС

Ако вашият онлайн магазин генерира годишен оборот над определен праг (от 2025 г. – 166 000 лв. за предходните 12 последователни месеца), вие сте длъжни да се регистрирате по Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС). Регистрацията може да бъде и доброволна, дори ако не надвишавате прага, ако счетете, че това е във ваш интерес (например при сделки с други регистрирани по ЗДДС фирми). Отчитането на продажбите, издаването на фактури и подаването на ДДС декларации се извършват по реда, предвиден в ЗДДС и съпътстващите го наредби, затова е препоръчително да работите със опитен счетоводител, за да избегнете главоболия и глоби.

Онлайн търговия и режим One Stop Shop (ОСС)

В сферата на онлайн търговията особено значение придобиват правилата, свързани с начисляването и плащането на ДДС при дистанционни продажби на стоки към купувачи в други държави членки на ЕС. Доскоро всяко предприятие, което надвиши определен годишен праг (в зависимост от държавата, например 10 000 евро за България), бе задължено да се регистрира за целите на ДДС във всяка държава от ЕС, в която има клиенти. Този процес може да бъде скъп и административно натоварващ.

От 1 юли 2021 г. са в сила нови правила, които предвиждат следното:

  • Когато предприятието реализира годишен оборот от дистанционни продажби в рамките на ЕС под прага от 10 000 евро, има право да начислява и плаща ДДС в своята държава членка (държавата, в която е установено).
  • Дори и да не е достигнат посочения праг, по силата на чл. 20б, ал. 4 от Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС) и при условията на чл. 156, ал. 16 от ЗДДС, предприятието-продавач може доброволно да се регистрира за режим в Съюза (One Stop Shop, ОСС). По този начин всички дължими данъци при дистанционни продажби на територията на ЕС могат да се декларират и заплащат еднократно чрез електронната система за обслужване на едно гише.

Какво представлява ОСС (One Stop Shop)?

Това е електронна система, разработена да улесни бизнеса, като съкращава административните процедури и дава възможност за централизирано деклариране и плащане на ДДС, дължим в различни държави членки на ЕС. Ако сте регистрирани по режима, не е нужно да откривате отделна ДДС регистрация във всяка държава, където имате клиенти и надвишавате местния праг за задължителна регистрация.

Важно е да се отбележи, че регистрацията за режим в Съюза (OSS) е правна възможност, а не задължение. Ако обаче редовно надхвърляте прага от 10 000 евро при дистанционни продажби и не желаете да използвате ОСС, ще трябва да се регистрирате за ДДС във всяка държава членка, в която предоставяте стоки или услуги. Затова, за много търговци, особено по-динамично развиващите се, регистрацията за One Stop Shop се оказва по-икономична и удобна опция, която спестява време и ресурси.

Обобщено, режимът ОСС улеснява продажбите на стоки и услуги в рамките на ЕС, като предлага единно място за деклариране и плащане на дължимия ДДС. Независимо дали сте достигнали прага или не, можете да изберете доброволно тази система, за да избегнете множество местни регистрации и да намалите административната тежест за своя онлайн бизнес.

Уведомяване на НАП

След като имате регистрирана фирма, следващата важна стъпка е да подадете информация за вашия електронен магазин към Националната агенция за приходите. Това е задължително за всички, които осъществяват продажби онлайн, независимо дали използват собствен уебсайт или платформи като Etsy, eBay, Shopify и други. В уведомлението се посочват основни данни за фирмата, адрес на сайта, начини на плащане и друга свързана информация. При плащания в брой или наложен платеж се изисква издаването на касови бележки, а при банкови и картови плащания – отчитането минава през доставчика на платежни услуги. Спазването на тези изисквания е съществена част от легалната онлайн търговия и избягването на глоби.

Задължения на лицата, които извършват продажби през електронен магазин (съгласно Наредба № Н-18)

При продажби на стоки или услуги посредством електронен магазин, законодателството изисква лицата да подават информация в Националната агенция за приходите (НАП), ако приемат плащания, за които се изисква издаване на фискален бон (чл. 3, ал. 1 и чл. 52м, ал. 1 от Наредба № Н-18). Това задължение е валидно независимо дали собственият ви домейн е нает, притежавате го, или ползвате платформа на друго лице, стига да извършвате реални продажби, които подлежат на фискален контрол.

Кога подаването на информация в НАП не е задължително?

Ако за конкретните продажби не се налага издаване на фискален бон (т.е. плащането не попада в случаите, в които се изисква фискално устройство), задължението за подаване на данни не възниква. Такива търговци могат доброволно да подадат информация за своя електронен магазин, но не са задължени да го правят.

Повече подробности за алтернативните режими на отчитане, при които не е необходимо да притежавате и използвате фискално устройство, могат да се намерят в официалните указания на НАП.

Каква информация се подава към НАП?

Според чл. 52м, ал. 1 от Наредба № Н-18, при започване на дейността на електронния магазин се подават (чрез Портала за електронни услуги на НАП, с КЕП):

  • Наименование и уеб-адрес (домейн) на електронния магазин;
  • Данни за лицето (фирмата), което извършва продажбите (ЕИК, седалище и др.);
  • Вид на продаваните стоки или услуги;
  • Информация за софтуера на електронния магазин (платформи за онлайн магазин, модули), за вида и доставчика на хостинг услугата и други данни, описани подробно в Приложение № 33 на Наредба № Н-18.

Промени в обстоятелствата

При настъпване на промени (например при смяна на домейна, промяна в начина на плащане, прехвърляне на собствеността на магазина и т.н.), както и при прекратяване на дейността, актуализираната информация се подава в 7-дневен срок. Обновените данни се отразяват в Публичния списък на електронните магазини, който НАП поддържа (чл. 52м, ал. 3 и ал. 4 от Наредба № Н-18).

Съхраняване и предоставяне на данни

Лицата, които притежават и управляват електронни магазини, са задължени да съхраняват текущата база данни и архивните ѝ копия за сроковете, определени в чл. 38, ал. 1 от Данъчно-осигурителния процесуален кодекс (ДОПК). При поискване от органите на НАП, търговецът трябва да осигури достъп до тази база данни, както и възможност за експорт и копиране на информацията (чл. 52н от Наредба № Н-18).

Тези задължения целят да гарантират прозрачност и коректно отчитане на продажбите, извършвани онлайн. Неспазването им може да доведе до глоби, затова е препоръчително да се запознаете подробно с Наредба № Н-18 и да се консултирате с юрист или счетоводител при необходимост.

Научи повече: Деклариране на доходи от онлайн продажби на физически лица

Какви документи са нужни за онлайн магазин

Общи условия

На първо място са общите условия за онлайн магазин, в които се разяснява как се осъществяват поръчката и доставката, какви са задълженията на търговеца и на потребителите, как се извършват плащанията и какви са условията за връщане и замяна на стоки. Съгласно Закона за защита на потребителите, при покупка от разстояние клиентът има право да върне продукта в 14-дневен срок при определени условия. Тази информация се уточнява в Общите условия, които трябва да са видими на сайта и написани на разбираем език.

Научи повече: Общи условия за онлайн магазин – какво трябва да съдържат?

Политика за лични данни

Политиката за лични данни (или Политика за поверителност) идва на следващо място и е ключова за спазване на законодателството в областта на защитата на личните данни, включително Общия регламент за защита на данните (GDPR). В нея се описва каква информация събирате от клиентите (име, адрес, телефон, имейл и т.н.), какво е правното основание за обработката (съгласие, легитимен интерес, законово задължение), какви са правата на потребителите (право на достъп, изтриване, коригиране), както и за какъв срок се съхраняват тези данни.

Научи повече: Какво трябва да съдържа една политика за защита на личните данни

Политика за бисквитки

Политиката за бисквитките има за цел да даде яснота за начина, по който вашият сайт събира и обработва информация чрез т.нар. cookies. Това са малки текстови файлове, които се запазват на устройството на клиента, за да се следи поведението му в сайта, да се персонализира съдържанието или да се предоставят маркетингови и аналитични услуги. Онлайн магазините са длъжни да информират посетителите какви бисквитки използвате и за какви цели, както и да им дадете възможност да откажат съхраняването на подобна информация, ако пожелаят.

Политика за бисквитките и връзката с GDPR


Освен че трябва да обясните какви видове бисквитки използва вашият онлайн магазин и какви данни се събират чрез тях, е необходимо да спазите и изискванията на Общия регламент за защита на данните (GDPR). Когато бисквитките събират или обработват лични данни (напр. IP адрес или поведението на потребителя в сайта), вие сте длъжни да посочите правното основание за обработката (най-често съгласие или легитимен интерес), да обясните защо събирате тази информация и как я съхранявате. Също така трябва да предоставите възможност на потребителите да дадат или да оттеглят съгласието си за неосновни бисквитки, както и да получат пълна информация за това как да деактивират или ограничат бисквитките, ако желаят. Тази прозрачност е от ключово значение за изграждане на доверие и за пълно съответствие с регламентите на ЕС.

Научи повече: GDPR за онлайн магазин

В заключение

При стартиране на онлайн магазин е от съществено значение да се придържате към всички правни изисквания за онлайн магазин, за да подсигурите законността на своята дейност и да спечелите доверието на клиентите. Освен създаване на онлайн магазин, регистрацията на фирма е задължителна стъпка, която ви позволява да функционирате легално, а уведомяването на НАП гарантира прозрачност при отчитане на продажбите. Същевременно добре изготвените Общи условия, Политика за лични данни и Политика за бисквитките са неразделна част от всяка онлайн платформа, защото защитават правата на двете страни и създават сигурна среда за онлайн търговия.

Статията е с информативна цел и не замества правна консултация.

Полезни статии

Онлайн магазинът е удобен начин да достигнете до повече клиенти, но изисква внимателен избор на платформа и спазване на законовите...

Онлайн магазините, опериращи в България, събират и обработват различни видове лична информация – от имена и имейл адреси до данни...

Apple налага стриктни правила при публикуване на приложения в App Store. Основната цел е да се гарантират сигурността и защитата...

Защо интелектуалната собственост е важна Всеки уебсайт или онлайн магазин съдържа елементи, които могат да бъдат обект на интелектуална собственост:...

Какво трябва да знаем като търговци и потребители Едно от ключовите права на потребителите, регламентирани както в българското, така и...

Когато потребител закупи стока или услуга от онлайн магазин, той има право да очаква съответствие с договора за продажба. Но...